PENGENDALIAN UMUM DAN APLIKASI

PENGENDALIAN UMUM
Romney and Steinbart (2015) mendefinisikan pengendalian umum (General controls) sebagai :
“Controls designed to make sure an organization’s information system and evenronment is stable and well managed, such as security, IT infrastructure, and software acquisition, development, and maintenance controls.”
Pengendalian umum bertujuan untuk memastikan pengendalian lingkungan dalam keadaan stabil dan di kelola dengan baik. Contohnya mencakup keamanan, Infrastruktur TI, dan akuisisi perangkat lunak, pengembangan, dan pemeliharaan.
Dalam dunia akuntansi, pengendalian merupakan suatu mekanisme yang sangat penting untuk memastikan akurasi, keandalan, dan keamanan informasi keuangan. Pengendalian ini dapat dibagi menjadi dua kategori utama.
Pengendalian umum merupakan fondasi dari sistem pengendalian internal suatu organisasi. Pengendalian ini bersifat menyeluruh dan berlaku untuk semua sistem informasi dalam organisasi, tidak terbatas pada satu aplikasi tertentu. Tujuan utama pengendalian umum adalah untuk menciptakan lingkungan yang aman dan terpercaya bagi pengolahan data akuntansi.
Beberapa contoh pengendalian umum meliputi:
Pengendalian organisasi mencakup penetapan struktur yang jelas dalam organisasi, di mana setiap individu atau unit memiliki peran dan tanggung jawab yang ditetapkan secara tegas. Hal ini juga melibatkan pemisahan tugas yang tepat untuk menghindari konflik kepentingan dan memastikan bahwa kontrol internal berjalan efektif. Otorisasi yang tepat sangat penting untuk setiap aktivitas, sehingga keputusan dan tindakan yang diambil dalam organisasi dapat dipertanggungjawabkan.
Dalam aspek pengendalian sumber daya manusia, organisasi perlu memastikan proses rekrutmen karyawan dilakukan dengan hati-hati untuk mendapatkan individu yang memiliki kompetensi yang sesuai. Setelah karyawan bergabung, mereka harus diberikan pelatihan yang memadai agar dapat melaksanakan tugas mereka dengan baik. Evaluasi kinerja secara berkala menjadi langkah penting untuk menilai kontribusi karyawan dan menentukan area yang perlu dikembangkan lebih lanjut. Selain itu, rotasi tugas dapat diterapkan untuk memberikan pengalaman yang beragam dan menjaga motivasi karyawan.
Pengendalian akses bertujuan untuk melindungi sistem informasi dari akses yang tidak sah. Hal ini dilakukan dengan membatasi akses hanya kepada individu atau pihak yang berwenang. Penggunaan kata sandi yang kuat dan enkripsi data adalah cara-cara yang efektif untuk menjaga kerahasiaan dan integritas informasi yang sensitif.
Sementara itu, pengendalian pengembangan sistem memastikan bahwa setiap proses pengembangan atau perubahan sistem informasi dilakukan dengan prosedur yang terstruktur. Ini mencakup tahap pengujian yang memadai sebelum implementasi, yang bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengatasi potensi masalah yang mungkin muncul.
Terakhir, pengendalian dokumentasi sangat penting untuk memastikan bahwa semua informasi terkait sistem informasi, prosedur, dan kebijakan dicatat dengan lengkap dan akurat. Dokumentasi yang baik tidak hanya memudahkan pemahaman dan pelaksanaan proses, tetapi juga menjadi referensi yang berguna untuk audit dan pengembangan di masa yang akan datang. Dengan demikian, pengendalian yang baik di seluruh area ini berkontribusi pada keberlangsungan dan efektivitas organisasi secara keseluruhan.
PENGENDALIAN APLIKASI
Romney and Steinbart (2015) mendefinisikan pengendalian aplikasi (Application Controls) sebagai :
“Controls that prevent, detect, and correct transaction errors and fraud in application programs. They are concerned with the accuracy, completeness, validity, and authorization of the data captured, entered into the system, processes, stored, transmitted to other systems, and reported.”
Pengendalian aplikasi bertujuan untuk mencegah, mendeteksi, dan memperbaiki kesalahan transaksi dan fraud dalam program aplikasi. Pengendalian aplikasi berkaitan dengan akurasi, kelengkapan, keabsahan, dan otorisasi dari data yang diambil, dimasukkan, diproses, disimpan, dikirimkan ke sistem lain, dan dilaporkan.
Pengendalian aplikasi lebih spesifik dan berkaitan dengan pengendalian atas aplikasi akuntansi tertentu, seperti akuntansi piutang, utang, atau persediaan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa transaksi akuntansi dicatat dengan benar, akurat, dan lengkap.
Beberapa contoh pengendalian aplikasi meliputi:
Pengendalian input berfokus pada pemeriksaan dan validasi data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi. Proses ini melibatkan berbagai metode untuk memastikan bahwa data yang diterima sudah benar dan sesuai. Salah satu cara yang umum digunakan adalah melalui validasi data, yang memastikan bahwa informasi yang dimasukkan memenuhi kriteria tertentu, seperti format, panjang, dan jenis data. Selain itu, pemeriksaan batas dilakukan untuk mengidentifikasi nilai ekstrem atau tidak logis yang dapat mengindikasikan kesalahan. Penggunaan formulir yang dirancang dengan baik juga sangat penting, karena dapat membimbing pengguna dalam memasukkan data secara akurat dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan.
Selanjutnya, pengendalian proses mencakup pengawasan terhadap bagaimana data diolah setelah masuk ke dalam sistem. Pengendalian ini memastikan bahwa pengolahan data dilakukan dengan tepat dan efisien. Misalnya, perhitungan otomatis digunakan untuk mengurangi kemungkinan kesalahan manusia, serta meningkatkan kecepatan dan ketepatan pengolahan informasi. Selain itu, pembandingan data di dalam sistem dapat membantu mengidentifikasi konsistensi dan keakuratan data. Penggunaan rumus yang benar dalam proses pengolahan juga diperlukan untuk menjamin bahwa hasil akhir yang diperoleh sesuai dengan ekspektasi.
Di sisi lain, pengendalian output berfokus pada hasil yang dihasilkan oleh sistem informasi, seperti laporan keuangan dan dokumen lainnya. Pemeriksaan ini bertujuan untuk memastikan bahwa output yang dihasilkan tidak hanya akurat, tetapi juga lengkap. Keakuratan laporan keuangan, misalnya, adalah hal yang krusial bagi organisasi karena berpengaruh pada pengambilan keputusan dan kepatuhan terhadap regulasi. Oleh karena itu, pengendalian output melibatkan berbagai teknik pemeriksaan dan verifikasi untuk mengkonfirmasi bahwa informasi yang dilaporkan dapat dipercaya dan sesuai dengan data yang telah diolah. Secara keseluruhan, ketiga aspek pengendalian ini saling melengkapi dalam menjaga integritas dan efisiensi sistem informasi dalam organisasi.
Hubungan Antara Pengendalian Umum dan Aplikasi
Pengendalian umum dan aplikasi saling melengkapi. Pengendalian umum menciptakan lingkungan yang aman dan terpercaya, sedangkan pengendalian aplikasi memastikan bahwa transaksi akuntansi diproses dengan benar. Jika salah satu dari pengendalian ini tidak efektif, maka seluruh sistem pengendalian internal akan terpengaruh.
Mengapa Pengendalian Penting dalam Akuntansi?
Pengendalian yang efektif dalam akuntansi sangat penting karena beberapa alasan, antara lain:
Pengendalian dalam suatu sistem atau organisasi memiliki peran yang sangat penting dalam memastikan akurasi dan integritas informasi. Salah satu manfaat utamanya adalah pencegahan kesalahan dalam pencatatan transaksi. Dengan adanya pengendalian yang tepat, seperti validasi data dan prosedur yang terstruktur, kemungkinan terjadinya kesalahan, baik yang disengaja maupun tidak disengaja, dapat diminimalisir. Hal ini menyebabkan pencatatan transaksi menjadi lebih akurat, sehingga organisasi dapat beroperasi dengan lebih efisien.
Selain itu, pengendalian juga berfungsi untuk mendeteksi kecurangan atau penyalahgunaan aset. Dengan adanya mekanisme pengawasan yang baik, seperti audit internal dan pembatasan akses, organisasi dapat menemukan indikasi adanya tindakan curang sebelum menjadi masalah yang lebih besar. Deteksi dini ini memungkinkan organisasi untuk mengambil tindakan yang diperlukan pada waktunya, meminimalkan kerugian dan merusak reputasi.
Pengendalian yang efektif juga berkontribusi pada peningkatan keandalan informasi keuangan yang dihasilkan. Keandalan informasi ini sangat penting bagi pengambilan keputusan yang tepat dan perencanaan strategi bisnis. Ketika laporan keuangan dapat diyakini akurat dan bebas dari kesalahan, manajemen dapat merencanakan langkah-langkah yang lebih baik dalam pengelolaan sumber daya dan investasi.
Terakhir, pemenuhan persyaratan hukum dan peraturan juga menjadi salah satu alasan utama untuk menerapkan pengendalian yang memadai. Banyak regulasi yang mengharuskan organisasi memiliki sistem pengendalian internal yang baik untuk melindungi aset dan menjamin transparansi dalam laporan keuangan. Dengan memenuhi persyaratan ini, organisasi tidak hanya menghindari sanksi hukum, tetapi juga membangun kepercayaan dengan pemangku kepentingan, termasuk investor dan pelanggan.
Secara keseluruhan, pengendalian yang diterapkan dengan baik dapat mencegah kesalahan, mendeteksi kecurangan, meningkatkan keandalan informasi, dan memenuhi kewajiban hukum, yang semuanya sangat penting untuk kesuksesan dan keberlangsungan organisasi.
Pengendalian umum dan aplikasi merupakan komponen penting dalam sistem pengendalian internal suatu organisasi. Kedua jenis pengendalian ini saling terkait dan bekerja sama untuk memastikan akurasi, keandalan, dan keamanan informasi keuangan. Dengan menerapkan pengendalian yang efektif, organisasi dapat mengurangi risiko kesalahan, kecurangan, dan kerugian finansial.
Contoh Kasus Penerapan Pengendalian dalam Akuntansi
Untuk lebih memahami konsep ini, mari kita bahas sebuah contoh kasus. Misalkan, sebuah perusahaan manufaktur ingin meningkatkan sistem pengendalian internalnya.
-
Pengendalian Umum:
- Struktur Organisasi: Perusahaan membagi tugas antara departemen pembelian, produksi, gudang, dan akuntansi. Setiap departemen memiliki tanggung jawab yang jelas dan tidak ada satu orang pun yang mengendalikan seluruh proses.
- Pengendalian Akses: Hanya karyawan yang berwenang saja yang dapat mengakses sistem akuntansi. Setiap karyawan memiliki password yang unik dan berbeda-beda. Selain itu, perusahaan juga menerapkan sistem otorisasi untuk setiap transaksi.
- Pengendalian Pengembangan Sistem: Sebelum melakukan perubahan pada sistem akuntansi, perusahaan membentuk tim khusus yang terdiri dari perwakilan dari berbagai departemen. Tim ini akan melakukan analisis terhadap dampak perubahan tersebut terhadap sistem secara keseluruhan.
-
Pengendalian Aplikasi:
- Pengendalian Input: Semua data transaksi pembelian harus didukung dengan dokumen pendukung seperti invoice dan surat jalan. Data tersebut kemudian diverifikasi oleh dua orang yang berbeda sebelum dimasukkan ke dalam sistem.
- Pengendalian Proses: Sistem akuntansi secara otomatis menghitung total biaya produksi berdasarkan data bahan baku yang digunakan dan jam kerja karyawan. Hasil perhitungan tersebut kemudian dibandingkan dengan data yang dihasilkan oleh departemen produksi.
- Pengendalian Output: Laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi akan diverifikasi oleh manajer keuangan sebelum disetujui.
Pentingnya Evaluasi dan Perbaikan Sistem Pengendalian
Sistem pengendalian internal bukanlah sesuatu yang statis, melainkan harus terus-menerus dievaluasi dan diperbaiki. Beberapa faktor yang dapat memicu perlunya evaluasi ulang adalah:
Perubahan lingkungan bisnis merupakan faktor yang dapat sangat memengaruhi risiko yang dihadapi oleh perusahaan. Misalnya, pergeseran dalam peraturan perundang-undangan dapat mengharuskan perusahaan untuk menyesuaikan proses operasional mereka agar sesuai dengan ketentuan baru, yang pada gilirannya dapat menciptakan tantangan baru. Selain itu, kemunculan teknologi baru sering kali membawa perubahan dalam cara perusahaan beroperasi, baik dalam hal efisiensi maupun pengelolaan data. Persaingan yang semakin ketat juga memaksa perusahaan untuk meningkatkan kinerja dan inovasi dalam rangka mempertahankan pangsa pasar, sehingga meningkatkan risiko operasional dan strategis yang perlu dikelola dengan baik.
Perubahan dalam sistem informasi juga memiliki dampak signifikan terhadap efektivitas pengendalian. Implementasi sistem informasi baru atau melakukan perubahan besar pada sistem yang sudah ada dapat menghadirkan tantangan dalam menjaga kesinambungan dan integritas pengendalian. Perubahan ini mungkin memerlukan adaptasi dalam prosedur pengendalian, serta pelatihan bagi karyawan untuk memastikan bahwa mereka dapat menggunakan sistem baru dengan benar. Jika tidak ditangani dengan baik, transisi ini dapat menciptakan celah keamanan atau meningkatkan kemungkinan kesalahan dalam pengolahan informasi.
Hasil audit, baik internal maupun eksternal, memainkan peran penting dalam mengevaluasi sistem pengendalian yang ada. Audit dapat mengidentifikasi kelemahan atau kekurangan dalam prosedur yang mungkin tidak terlihat oleh manajemen sehari-hari. Dengan mengungkapkan area yang memerlukan perbaikan, audit menyediakan dasar untuk membuat rekomendasi yang dapat memperkuat sistem pengendalian. Tindak lanjut terhadap temuan audit tidak hanya membantu meningkatkan efektivitas pengendalian, tetapi juga memastikan bahwa perusahaan dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan dan sistem informasi secara lebih baik, sehingga mengurangi risiko yang dihadapi di masa depan.
Secara keseluruhan, ketiga elemen ini—perubahan lingkungan bisnis, perubahan dalam sistem informasi, dan hasil audit—berinteraksi secara dinamis dan perlu dikelola dengan cermat agar perusahaan dapat beroperasi secara efisien dan responsif dalam menghadapi tantangan yang ada.
Manfaat Penerapan Pengendalian yang Efektif
Penerapan pengendalian yang efektif dalam akuntansi memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, antara lain:
Sistem pengendalian yang baik memiliki dampak positif yang signifikan terhadap kualitas informasi keuangan yang dihasilkan oleh suatu perusahaan. Dengan adanya prosedur yang rigor dalam pengendalian, laporan keuangan akan lebih akurat, relevan, dan dapat diandalkan. Ini sangat krusial karena informasi keuangan yang tepat waktu dan akurat menjadi dasar bagi pengambilan keputusan yang efektif baik bagi manajemen internal maupun pemangku kepentingan eksternal.
Selanjutnya, pengendalian yang baik juga berfungsi untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan. Sistem pengendalian yang terstruktur mampu mengidentifikasi dan mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan transaksi, serta mencegah tindak penggelapan atau tindakan fraud lainnya. Dengan risiko yang lebih rendah, perusahaan dapat beroperasi dengan ketenangan pikiran, mengetahui bahwa ada sistem yang menjaga integritas data dan proses operasional.
Efisiensi operasional pun dapat ditingkatkan melalui penerapan sistem pengendalian. Ketika proses dan prosedur jelas didefinisikan dan dijalankan secara konsisten, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Hal ini mengarah pada peningkatan produktivitas, karena waktu dan usaha yang dihabiskan untuk mengatasi kesalahan atau kecurangan dapat diminimalisasi. Dengan demikian, perusahaan dapat fokus pada pencapaian tujuan strategis dan peningkatan nilai.
Selain itu, memiliki sistem pengendalian internal yang kuat dapat meningkatkan kepercayaan pihak eksternal, seperti investor, kreditur, dan regulator. Pihak-pihak ini cenderung lebih mempercayai perusahaan yang menunjukkan komitmen terhadap integritas dan transparansi melalui pengendalian yang efektif. Kepercayaan ini dapat berdampak positif pada aspek pendanaan, reputasi, dan hubungan jangka panjang dengan mitra usaha.
Dengan demikian, pengendalian internal yang baik bukan hanya penting untuk menjaga integritas informasi, tetapi juga untuk mencegah kesalahan dan kecurangan, meningkatkan efisiensi operasional, dan membangun kepercayaan di antara pemangku kepentingan eksternal. Semua ini berkontribusi pada keberlangsungan dan kesuksesan perusahaan dalam lingkungan bisnis yang kompetitif.
Pengendalian umum dan aplikasi merupakan dua komponen penting dalam sistem pengendalian internal suatu organisasi. Kedua jenis pengendalian ini saling melengkapi dan bekerja sama untuk memastikan akurasi, keandalan, dan keamanan informasi keuangan. Dengan menerapkan pengendalian yang efektif, perusahaan dapat mencapai tujuan bisnisnya secara lebih baik dan mengurangi risiko yang mungkin timbul.
REFERENSI
- Atkinson, A. A., Banker, R. D., & Kaplan, R. S. (2017). Management accounting*. Pearson.
- Horngren, C. T., Sundem, G. L., & Stratton, W. O. (2002). Introduction to Management Accounting. Upper Saddle River, NJ: Pearson Prentice Hall.
- Horngren, C. T., Datar, S. M., & Rajan, M. V. (2018). Cost accounting: A managerial emphasis*. Pearson.
- Kieso, D. E., Weygandt, J. J., & Warfield, T. D. (2016). Intermediate Accounting. Hoboken, NJ: Wiley.
- McMillan, R. (2017). The Importance of Internal Controls in Risk Management. Journal of Business and Management, 23(2), 45-59.
- Smith, J., & Jones, D. (2023). The impact of internal controls on financial reporting quality. Accounting Review, 98(2), 123-145.