Pelacakan dan pengendalian terhadap kecurangan pada perusahaan dengan SIA
Sistem Infomasi Akuntansi atau SIA memiliki peranan yang sangat krusial dalam suatu perusahaan karena dengan SIA kita dapat melihat aliran dana yang ada dalam perusahaan untuk menunjang berlangsungnya kehidupan usaha dalam suatu perusahaan. Namun SIA juga sering digunakan sebagai alat untuk melakukan kecurangan pada suatu perusahaan dengan cara memanipulasi data-data dan informasi akuntansi dalam perusahaan. Orang yang melakukan kecurangan tentunya orang yng menguasai ilmu akuntansi dan dengan cara yang sama yaitu menjadi ahli dalam ilmu akuntansi dengan menelusuri setiap informasi akuntansi yang dibuat oleh suatu perusahaan dan dengan itu kita dapat menemukan kejanggalan pada laporan keuangan yang dibuat.
Sistem pengendalian internal terdiri atas kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen kepastian yang layak bahwa perusahan telah mencapai tujuan dan sasaranya, kebijakan dan prosedur ini sering kali disebut pengendalian, dan secara kolektif membentuk pengendalian internal entitas perussahan.
J.S.R. Venables dan KW Impey dalam buku “Internal Audit” (1988, hal 424) mengemukakan kecurangan terjadi karena :
a. Penyebab Utama
• Penyembunyian (conceament).
• Kesempatan/peluang (opportunity)
• Motivasi (motivation)
• Daya tarik (attraction)
• Keberhasilan (success)
b. Penyebab-penyebab Sekunder
• Kurangnya pengendalian
• Hubungan antara pemberi kerja/pekerja yang jelek
• Pembalasan dendam (revange)
• Tantangan (challenge)
Akibat dari sistem pengendalian yang lemah dalam suatu perusahan akan memudahkan atau menyebabkan terjadinya kecurangan di dalam perusahan tersebut, ada tiga kondisi kecurangan yang dilakukan berasal dari pelaporan keuangan dan penyalagunaan asset dalam perusahan di antaranya adalah sebagai berikut:
a. Insentif/Tekanan, tekanan keuangan adalah dorongan atau insentif yang umum bagi pegawai yang menyalagunakan aset karena pengendalian internal yang lemah.
b. Kesempatan, kesempatan untuk memcuri ada di semua perusahan yang sistem pengendalianya lemah dan tidak terkontol.
Sikap/Rasionalisasi, sikap manajemen terhadap pengendalian dan perilaku etis dapat membuat pegawai serta manajer merasionalisasi pencurian aktiva.
Dalam melakukan pencegahan terjadinya kecurangan pada SIA dalam perusahaan:
1) Auditor intern ikut aktif dalam merancang system computer. Alternatif ini merupakan yang terbaik . karena auditor dapat memasukkan kendali otomatik dalam program computer untuk mencegah seseorang mengubah program atau data .
2) Auditor intern melibatkan dirinya setelah program computer selesai dibuat. Alternatif ini tidak sebaik alternatif pertama namun auditor dapat memainkan peranan penting dengan:
3) Mengkaji ulang program computer untuk mengidentifikasi dan menilai kendali-kendali yang telah dibuat.
4) Mencoba menemukan kelemahan potensial
5) Merekomendasikan kendali tambahan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan kritis tersebut.
6) Auditor intern tidak aktif kecuali setelah system computer beroperasi. Alternatif ini yang paling buruk dari dua alternatif lainnya, karena tidak mudah bagi auditor untuk memberikan dampak yang signifikan pada pengendalian program computer dan prosedur operasi .
Kalau pengendalian dalam memproses data computer yaitu dengan menjamin bahwa:
Pengembangan dan perubahan terhadap program yang telah disahkan, diuji serta disetujui dan telah di tempatkan dengan benar.
Akses terhadap file data dibatasi hanya untuk pemakai dan program yang disahkan.
Menurut robert cokerall (auditor ernst dan Young) dalam makalahnya “Forensic Accounting Fundamental: introduction to the investigations” dinyatakan bahwa lingkungan profil fraud mencakup beberapa hal yaitu motivasi, kesempatan, tujuan/objek fraud, indikator, metode dan konsikuensi fraud. Maka ada beberapa cara untuk mencegah/mengurangi terjadinya fraud (Albrecht, dan Zimbelman, 2009; 109), Salah satu cara yang dapat dilakukan perusahan adalah dengan mengurangi peluang terjadinya kecurangan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Memiliki sistem pengendalian yang baik.
b. Lingkungan pengendalian yang baik.
c. Penilaian risiko.
d. Aktivitas pengendalian yang baik.
e. Arus komonikasi dan informasi yang baik.
f. Pengawasan
Artikel Terkait Lainnya
Untuk membantu manajemen dan dewan deriksi dalam upaya mengurangi kecurangan, AICPA bersama dengan beberapa organisasi profesional, menerbitkan (Program dan Antikecurangan; pedoman untuk membantu mencega, menghalangi, dan mendetiksi kecurangan). Program ini mempunyai tiga unsur:
a. Budaya jujur dan etika yang tinggi
b. Tanggung jawab manajemen untuk mengevaluasi risiko kecurangan
c. Pengawasan oleh komite audit.
Sedangkan cara yang dilakukan untuk mengurangi atau mencegah terjadinya kecurangan atau pencurian data melalui sistem Teknologi Informasi (TI) adalah sebagai berikut:
a. Menggunakan dan secara teratur memperbarui perangkat lunak antivirus
b. Membatasi akses fisik ke data pemegang kartu
c. Mengembangkan dan memelihara sistem dan aplikasi pengamanan khusus
d. Mengenkripsi transmisi data pemegang kartu saat melewati jaringan publik/terbuka melacak dan mengakses ke semua sumber daya jaringan dan data pemegang kartu secara terus-menerus.
Mengdiskripsi tranrsmisi data pemegang kartu saat melewati jaringan publik/terbuka melacak dan mengakses kesemua sumber daya jaringan dan data pemegang kartu secara terus-menerus.
Mencegah, Menemukan dan Membatasi Kecurangan SIA dapat dicegah atau dideteksi secepatnya untuk membatasi kerugian yang semakin timbul dengan menetapkan prosedur-prosedur pengendalian yang harus dilakukan. Dalam merancang suatu pengen-dalian sistem yang layak untuk sistem akuntansi berkomputer, pihak mana-jemen perlu menyadari bahwa konsistensi, kecepatan serta fleksibilitas komputer membutuhkan pengendalian tambahan yang memperhatikan (Paroby, 1987) :
– Pengaruh kesalahan-kesalahan yang digabungkan. Misalnya komputer menyiapkan faktur penjualan dengan mengambil input kuantitas dan mem-perluasnya dengan harga master file yang dijual. Bila program tidak berfungsi, misalnya memilih harga yang salah, maka semua faktur-faktur penjualan menjadi tidak benar.
– Reduksi terhadap keterlibatan manual dalam sistem akuntansi mungkin menimbulkan suatu pemisahan tugas yang tidak tepat.
– Audit trail mungkin berkurang, dieliminir atau ada untuk jangka waktu pendek dalam bentuk print out.
– Pengubahan data dan program yang dilakukan oleh individu yang kurang memahami pengendalian intern dan kebijakan akuntansi ataupun perubahan-perubahan yang dibuat tanpa pengujian yang layak atau tanpa izin mana-jemen.
– Bertambahnya individu yang dapat mengakses data merupakan titik kritis dalam pengendalian perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memiliki peran penting dalam mendeteksi dan mencegah kecurangan dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa cara SIA dapat digunakan untuk melacak dan mengendalikan kecurangan:
1. Peningkatan Akurasi dan Keandalan Data:
- SIA meminimalkan kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi data akuntansi.
- Data yang akurat dan andal memudahkan identifikasi transaksi yang mencurigakan atau tidak biasa.
- SIA dapat menghasilkan laporan keuangan secara tepat waktu dan konsisten, memungkinkan analisis yang lebih efektif untuk mendeteksi potensi kecurangan.
2. Otomatisasi Proses:
- SIA mengotomatiskan tugas-tugas rutin seperti entri data dan rekonsiliasi akun, mengurangi peluang manipulasi data oleh individu.
- Otomasi juga membantu dalam menegakkan pemisahan tugas (segregation of duties), yang merupakan kontrol internal penting untuk mencegah kecurangan.
3. Audit Trail yang Komprehensif:
- SIA mencatat semua transaksi dan aktivitas pengguna, menciptakan audit trail yang terperinci.
- Audit trail ini dapat digunakan untuk melacak asal-usul transaksi yang mencurigakan dan mengidentifikasi individu yang terlibat.
4. Pemantauan dan Analisis Data secara Real-time:
- SIA memungkinkan pemantauan transaksi dan aktivitas pengguna secara real-time.
- Fitur analitik dalam SIA dapat mengidentifikasi pola dan anomali yang mengindikasikan potensi kecurangan.
- Sistem dapat dikonfigurasi untuk menghasilkan peringatan (alert) ketika transaksi mencurigakan terdeteksi.
5. Kontrol Akses dan Keamanan:
- SIA menerapkan kontrol akses untuk membatasi akses ke data dan fungsi sistem berdasarkan peran dan tanggung jawab pengguna.
- Fitur keamanan seperti enkripsi dan otentikasi multi-faktor melindungi data dari akses yang tidak sah.
Contoh Penerapan SIA dalam Pengendalian Kecurangan:
- Deteksi transaksi duplikat: SIA dapat diprogram untuk mengidentifikasi dan menandai transaksi duplikat, yang mungkin mengindikasikan upaya pencurian atau pengeluaran ganda.
- Analisis anomali: SIA dapat menganalisis data untuk mengidentifikasi transaksi yang tidak biasa, seperti pembelian dalam jumlah besar di luar jam kerja atau dari vendor yang tidak dikenal.
- Pemantauan akses pengguna: SIA dapat melacak aktivitas pengguna, seperti login, logout, dan akses ke data sensitif, untuk mendeteksi aktivitas yang mencurigakan.
Penting untuk diingat bahwa SIA hanyalah salah satu alat dalam pengendalian kecurangan. Efektivitas SIA dalam mencegah dan mendeteksi kecurangan bergantung pada implementasi yang tepat, kontrol internal yang kuat, dan lingkungan pengendalian yang baik dalam perusahaan.
Selain SIA, perusahaan juga perlu menerapkan langkah-langkah lain untuk mencegah dan mendeteksi kecurangan, seperti:
- Membangun budaya etika yang kuat: Menciptakan lingkungan di mana kejujuran dan integritas dihargai dan kecurangan tidak ditoleransi.
- Melakukan pelatihan kesadaran kecurangan: Memberikan pelatihan kepada karyawan tentang berbagai jenis kecurangan, tanda-tanda peringatan kecurangan, dan cara melaporkan aktivitas yang mencurigakan.
- Melaksanakan audit internal secara teratur: Audit internal yang independen dapat membantu mengidentifikasi kelemahan dalam kontrol internal dan mendeteksi kecurangan.
- Memiliki saluran pelaporan (whistleblowing system) yang efektif: Memberikan saluran yang aman dan anonim bagi karyawan untuk melaporkan aktivitas yang mencurigakan tanpa takut akan pembalasan.
Dengan menggabungkan SIA dengan langkah-langkah pengendalian kecurangan lainnya, perusahaan dapat secara signifikan mengurangi risiko kecurangan dan melindungi aset mereka.
Meningkatkan Efektivitas SIA dalam Mendeteksi dan Mencegah Kecurangan:
Untuk memaksimalkan peran SIA dalam pengendalian kecurangan, perusahaan dapat mempertimbangkan hal-hal berikut:
- Implementasi modul khusus: Beberapa SIA dilengkapi dengan modul khusus untuk deteksi kecurangan, seperti modul audit trail, analitik kecurangan, dan pemantauan aktivitas pengguna. Modul-modul ini menyediakan alat dan fitur yang dirancang khusus untuk mengidentifikasi dan menyelidiki potensi kecurangan.
- Integrasi dengan sistem lain: Integrasi SIA dengan sistem lain dalam perusahaan, seperti sistem manajemen sumber daya manusia (HRIS) dan sistem manajemen rantai pasokan (SCM), dapat memberikan gambaran yang lebih komprehensif tentang operasi perusahaan dan memfasilitasi deteksi kecurangan lintas departemen.
- Pemanfaatan teknologi canggih: Teknologi seperti kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (machine learning) dapat diintegrasikan ke dalam SIA untuk meningkatkan kemampuan deteksi kecurangan. AI dan machine learning dapat menganalisis data dalam jumlah besar dan mengidentifikasi pola serta anomali yang mungkin terlewatkan oleh analisis manual.
- Evaluasi dan peningkatan berkala: Sistem dan proses SIA harus dievaluasi dan ditingkatkan secara berkala untuk memastikan relevansi dan efektivitasnya dalam mendeteksi dan mencegah kecurangan. Perusahaan perlu mempertimbangkan perubahan dalam lingkungan bisnis, regulasi, dan teknologi saat melakukan evaluasi.
Contoh Kasus Penerapan SIA dalam Mendeteksi Kecurangan:
- Kasus penggelapan dana: Seorang karyawan di bagian keuangan memanipulasi data SIA untuk mengalihkan dana perusahaan ke rekening pribadinya. SIA mendeteksi transaksi yang tidak biasa dan menghasilkan peringatan. Audit trail SIA kemudian digunakan untuk melacak transaksi dan mengidentifikasi pelaku.
- Kasus penyalahgunaan aset: Seorang manajer menggunakan kartu kredit perusahaan untuk keperluan pribadi. SIA menandai transaksi yang mencurigakan berdasarkan analisis pola pengeluaran. Investigasi lebih lanjut mengungkapkan penyalahgunaan aset.
- Kasus manipulasi data: Seorang karyawan mengubah data penjualan untuk mencapai target dan mendapatkan bonus. SIA mendeteksi anomali dalam data penjualan dan memicu penyelidikan yang mengungkap manipulasi data.
SIA merupakan alat yang sangat efektif dalam mendeteksi dan mencegah kecurangan dalam perusahaan. Dengan memanfaatkan fitur-fitur SIA, perusahaan dapat meningkatkan akurasi data, mengotomatiskan proses, memantau aktivitas, dan menganalisis data untuk mengidentifikasi potensi kecurangan. Namun, penting untuk diingat bahwa SIA bukanlah solusi tunggal untuk masalah kecurangan. Perusahaan perlu menggabungkannya dengan langkah-langkah pengendalian lainnya, seperti budaya etika yang kuat, pelatihan kesadaran kecurangan, dan audit internal yang teratur.
REFERENSI
- Alhabeeb, M. J., & Ismail, S. (2011). The Role of Accounting Information System in Fraud Prevention and Detection. International Journal of Business and Social Science, 2(18).
- Alotaibi, Y., & Sun, T. (2015). The impact of accounting information systems (AIS) on firm performance: A literature review. International Journal of Accounting and Information Management, 23(4), 364-385.
- Gelinas, Ulric J., dan Steve G. Sutton. 2016. Accounting Information Systems. 9th ed. South-Western Cengage Learning.
- Hall, James A. 2011. Accounting Information Systems. 7th ed. South-Western Cengage Learning.
- Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2015. Accounting Information Systems. 13th ed. Pearson Education.