Secara historis, kebanyakan bisnis menggunakan dokumen sumber paper untuk mengumpulkan data tentang kegiatan bisnis mereka. Dokumen kemudian dipindahkan data ke komputer.
Bila data yang dimasukkan menggunakan layar komputer, mereka sering mempertahankan nama yang sama dan format dasar sebagai sumber dokumen paper itu diganti.
Perubahan haluan dokumen adalah output perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, yang sering menambahkan data ke dokumen, dan kemudian dikembalikan kepada perusahaan sebagai dokumen masukan.
Dokumen berada dalam bentuk yang dapat dibaca mesin untuk memudahkan pengolahan dokumen selanjutnya sebagai catatan masukan. Contohnya adalah tagihan utilitas yang dikirimkan ke pelanggan, kembali dengan pembayaran pelanggan, dan dibaca oleh alat scan khusus ketika dikembalikan.
Sumber data transaksi sebagai perangkat otomatisasi menangkap data dalam bentuk mesin yang dapat dibaca pada waktu dan tempat asal mereka. Contoh termasuk ATM yang digunakan oleh bank, point-of-sale (POS) scanner yang digunakan di toko-toko ritel, dan bar code scanner yang digunakan di gudang.
Langkah kedua dalam proses input untuk membuat data yang yakin diambil adalah akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan otomatisasi sumber data atau dirancang dengan baik dokumen turnaround dan data layar entri.
Dokumen yang dirancang dengan baik dan layar meningkatkan akurasi dan kelengkapan dengan memberikan instruksi atau menanyakan tentang data apa untuk mengumpulkan, mengelompokkan potongan logis terkait informasi berdekatan, menggunakan kotak checkoff atau pull-down untuk menyajikan pilihan yang tersedia, dan menggunakan shading dan perbatasan yang tepat dengan jelas memisahkan item data. Kadang-kadang layar ini menyerupai sumber dokumen, dan user mengisi layar dengan cara yang sama akan dokumen sumber paper.
Pengguna dapat meningkatkan kontrol baik dengan menggunakan sumber dokumen diberi nomor sebelumnya atau dengan memiliki sistem otomatis menetapkan nomor urut untuk setiap transaksi baru. Prenumbering menyederhanakan memverifikasi bahwa semua transaksi telah dicatat dan bahwa tidak ada dokumen telah salah.
Langkah ketiga dalam proses input untuk membuat kebijakan perusahaan diikuti, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi. Sebagai contoh, S & S tidak ingin menjual barang ke pelanggan yang tidak membayar tagihan atau menjual item untuk pengiriman segera yang keluar dari saham. Masalah-masalah ini dicegah dengan pemrograman sistem untuk memeriksa pelanggan batas kredit dan sejarah pembayaran, serta status persediaan, sebelum mengkonfirmasi customer sale.
Langkah keempat dalam proses input adalah verifikasi data. Hal ini melibatkan pemeriksaan ulang data yang dimasukkan untuk memastikan keakuratannya. Sebagai contoh, S & S dapat memverifikasi bahwa alamat pengiriman pelanggan benar dengan membandingkannya dengan database pelanggan.
Langkah kelima adalah pemrosesan data. Hal ini melibatkan pengubahan data yang dimasukkan menjadi format yang dapat digunakan oleh sistem. Misalnya, S & S dapat mengonversi alamat pengiriman pelanggan ke format yang dapat dibaca oleh sistem pengiriman.
Langkah terakhir dalam proses input adalah penyimpanan data. Hal ini melibatkan penyimpanan data yang dimasukkan dalam database atau file untuk referensi di masa mendatang. Misalnya, S & S dapat menyimpan data penjualan pelanggan dalam database pelanggan untuk digunakan dalam kampanye pemasaran di masa mendatang.
Prosedur Pengumpulan Data
- Pemeriksaan: Pengumpulan bukti melalui pengujian, inspeksi, dan konfirmasi.
- Wawancara: Mendapatkan informasi dari klien dan pihak terkait.
- Analisis Dokumen: Meninjau catatan keuangan, kontrak, dan dokumen pendukung lainnya.
- Observasi: Mengamati proses dan prosedur bisnis.
- Data Analisis: Menggunakan teknik analitis untuk mengidentifikasi tren dan anomali dalam data keuangan.
Dokumen yang Digunakan untuk Pengumpulan Data
- Daftar Periksa Pemeriksaan: Panduan untuk memastikan bahwa semua prosedur pemeriksaan yang diperlukan telah dilakukan.
- Panduan Wawancara: Daftar pertanyaan yang digunakan untuk memandu wawancara dengan klien dan pihak terkait.
- Formulir Analisis Dokumen: Formulir untuk mencatat informasi kunci dari dokumen yang ditinjau.
- Lembar Observasi: Formulir untuk mencatat pengamatan tentang proses dan prosedur bisnis.
- Perangkat Lunak Analisis Data: Perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis data keuangan dan mengidentifikasi tren dan anomali.
Prosedur Pemrosesan Data
- Pengkodean: Mengkategorikan data yang dikumpulkan menggunakan kode yang telah ditentukan sebelumnya.
- Pembersihan Data: Menghapus atau mengoreksi data yang hilang, tidak lengkap, atau tidak akurat.
- Analisis Data: Menggunakan teknik analitis untuk menguji hipotesis, mengidentifikasi tren, dan menarik kesimpulan.
- Interpretasi Hasil: Menafsirkan hasil analisis dan menarik kesimpulan tentang posisi keuangan dan kinerja perusahaan.
- Pelaporan: Menyajikan temuan dalam bentuk laporan keuangan, laporan audit, dan dokumen lainnya.
Dokumen yang Digunakan untuk Pemrosesan Data
- Rencana Audit: Menjelaskan prosedur audit yang akan dilakukan.
- Laporan Audit: Menyajikan temuan audit dan kesimpulan tentang kewajaran laporan keuangan.
- Laporan Keuangan: Menyajikan posisi keuangan dan kinerja keuangan perusahaan.
- Catatan Kerja: Dokumentasi prosedur audit dan temuan yang mendukung laporan audit.
REFERENSI
- Arens, A. A., Elder, R. J., & Beasley, M. S. (2018). Auditing and Assurance Services: An Integrated Approach (16th ed.). Pearson Education.
- Institute of Internal Auditors (IIA). (2020). Standar Internasional untuk Praktik Audit Internal (edisi ke-3). IIA.
- Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., dan Warfield, Terry D. Intermediate Accounting, edisi ke-15. Wiley, 2016.
- Messier, W. F., Glover, S. M., & Prawitt, D. F. (2019). Auditing: A Risk-Based Approach (12th ed.). McGraw-Hill Education.
- Romney, Marshall B., dan Steinbart, Paul J. Accounting Information Systems, edisi ke-13. Pearson, 2015.
- Turban, Efraim, Sharda, Ramesh, dan Delen, Dursun. Decision Support and Business Intelligence Systems, edisi ke-9. Pearson, 2015.