ZERO BASE BUDGETING (ZBB)

Zero Based Budgeting digunakan pertama kali oleh United States Departement of Agriculture pada tahun 1962 dan mengalami kegagalan karena memakan waktu yang lama, terlalu teoritis dan tidak praktis, memakan biaya yang besar serta menghasilkan kertas kerja yang menumpuk karena pembuatan paket keputusan.

Zero Based Budgeting adalah sistem anggaran yang didasarkan pada perkiraan kegiatan, bukan pada yang telah dilakukan dimasa lalu. Setiap kegiatan akan dievaluasi secara terpisah. Ini berarti berbagai program dikembangkan dalam visi pada tahun yang bersangkutan. Zero Based Budgeting (ZBB) adalah metode penganggaran di mana setiap dolar pendapatan dialokasikan untuk pengeluaran tertentu. Tidak ada surplus atau defisit yang diizinkan, dan setiap pengeluaran harus dibenarkan dari awal.

Konsep Zero – Base Budgeting (ZBB) digunakan manajemen pemerintahan untuk mengidentifikasi, merencanakan, dan mengawasi program atau kegiatan agar dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Memaksimalkan sumber daya yang tersedia untuk kualitas layanan publik. Pemerintah menyusun anggaran lebih detail dan dimulai dengan nol, tanpa melihat anggaran di masa lalu. Pengertian ZBB menurut Rowan, Jones (1992) :

Pada mulanya Zero Bsed Budgeting dimaksudkan untuk mengatasi kelemahan yang ada pada sistem anggaran tradisional. Penyusunan anggaran dengan menggunakan konsep Zero Based Budgeting disini dapat menghilangkan incrementalism dan line – item, karena anggaran diasumsikan dimulai dari nol. Penyusunan anggaran yang bersifat incremental berdasarkan besarnya realisasi anggaran tahun ini untuk menetapkan anggaran ditahun depan, yaitu dengan menyesuaikannya dengan tingkat inflasi atau jumlah penduduk. Sedangkan pada sistem ZBB tidak berpatokan pada anggaran tahun lalu untuk menyusun anggaran tahun ini, namun penentuan anggaran didasarkan pada kebutuhan saat ini juga. Dengan ZBB, seolah – olah proses anggaran dimulai dari hal yang baru sama sekali (dimulai dari nol lagi). Item anggaran yang sudah tidak relevan dan tidak mendukung pencapaian tujuan dapat dihilangkan dari struktur anggaran, atau mungkin muncul item yang baru.

Menurut Syarifuddin (2003), sesuai dengan namanya, anggaran disusun dari NOL meskipun pada tahun sebelumnya telah dilakukan proses penganggaran. Anggaran tidak bergantung pada tahun sebelumnya sehingga hal ini merupakan lawan dari cara incremental budgeting yang seringkali ditemukan adanya program yang sudah tidak efektif, tetapi anggarannya justru meningkat. Padahal, di dalam praktek dimungkinkan  adanya incremental atas decision package yang digunakan dalam penyusunan metode ini.

Decision Package merupakan suatu syarat mengembangkan model ini.  Decision Package adalah suatu dokumen yang menggambarkan informasi terkait dengan efek dari berbagai alternatif kegiatan. Prosesnya adalah pertama, pengidentifikasian unit keputusan (decision units). Kedua, pengembangan paket keputusan. Paket keputusan ini adalah program yang direncanakan. Ketiga, membuat peringkat decision package. Peringkat ini dibuat dari program yang  membutuhkan dana yang rendah sampai dengan yang membutuhkan dana yang besar.

Keuntungan dari metode ini adalah menghapus ketidak-efektifan satu program, memungkinkan program baru, pada setiap aktivitas ada tujuan yang jelas dan melibatkan seluruh level. Akan tetapi, kerugiannya adalah terlalu optimis  bahwa perhitungannya mudah, tidak mudah mengkonsolidasi unit, dan ranking  tidaklah mudah dan sering menjadi tidak sesuai dengan tujuannya.

Zero based budgeting memiliki proses implementasi oleh Rohman (2011), diantaranya adalah ;

Zero based budgeting memiliki kelebihan atau keunggulan oleh Rohman (2011), yaitu ;

Kelemahan Zero Based Budgeting

Selain Zero based budgeting memiliki kelebihan atau keunggulan, ZBB ini juga memiliki sebuah kelemahan yang diungkapkan oleh Rohman (2011), diantaranya adalah ;

• Time consuming, terlalu teoritis dantak praktis, membutuhkan biaya besar, danhasilkan kertas kerja yang menumpuk karena pembuatan paket keputusan
• ZBB cenderung menekankan manfaat jika pendek
• Implementasi ZBB membutuhkan teknologi maju
• Masalah terbesar ZBB adalah proses meranking dan mereview paket keputusan yang merupakan pekerjaan melelahkan dan membosankan sehingga dapat mempengaruhi keputusan
• Peranking paket keputusan membutuhkan staf yang mempunyai keahlian yang tak mungkin dimiliki organisasi. Dalam perankingan seringkali muncul pertimbangan subyektif dan tekanan politik
• Memungkinkan munculnya kesan yang keliru bahwa semua paket keputusan harus masuk dalam anggaran
• Implementasi ZBB menimbulkan masalah keperilakuan dalam organisasi maju
• Masalah terbesar ZBB adalah proses meranking dan mereview paket keputusan yang merupakan pekerjaan melelahkan dan membosankan sehingga dapat mempengaruhi keputusan
• Peranking paket keputusan membutuhkan staf yang mempunyai keahlian yang tak mungkin dimiliki organisasi. Dalam perankingan seringkali muncul pertimbangan subyektif dan tekanan politik
• Memungkinkan munculnya kesan yang keliru bahwa semua paket keputusan harus masuk dalam anggaran
• Implementasi ZBB menimbulkan masalah keperilakuan dalam organisasi
• Proses yang memakan waktu: Dapat memakan waktu dan sumber daya untuk mempersiapkan dan meninjau anggaran ZBB.
• Sulit untuk memprediksi: Mengandalkan perkiraan dan asumsi, yang dapat menyebabkan kesulitan dalam mengelola anggaran secara efektif.
• Dapat menghambat inovasi: Fokus pada pembenaran pengeluaran dapat menghambat pengambilan risiko dan ide-ide baru.
• Kurang fleksibel: Anggaran ZBB dapat menjadi kaku, sehingga sulit untuk menyesuaikan dengan perubahan yang tidak terduga.

Implementasi ZBB:

Implementasi ZBB dapat menjadi proses yang menantang, tetapi dapat memberikan manfaat yang signifikan jika dilakukan dengan benar. Berikut adalah beberapa langkah untuk mengimplementasikan ZBB:

1. Dapatkan dukungan manajemen: Dukungan dari manajemen puncak sangat penting untuk keberhasilan ZBB.
2. Libatkan semua pemangku kepentingan: Libatkan semua departemen dan individu yang akan terpengaruh oleh ZBB dalam proses perencanaan.
3. Buat daftar pengeluaran: Buat daftar semua pengeluaran yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
4. Evaluasi dan prioritaskan pengeluaran: Analisis setiap pengeluaran secara kritis, pertimbangkan alternatif, dan prioritaskan berdasarkan kepentingannya.
5. Tetapkan anggaran: Tetapkan jumlah tertentu untuk setiap pengeluaran, memastikan bahwa total anggaran sama dengan pendapatan yang diproyeksikan.
6. Pantau dan sesuaikan: Pantau anggaran secara teratur dan lakukan penyesuaian yang diperlukan berdasarkan perubahan keadaan atau hasil yang sebenarnya.

Tips untuk Implementasi ZBB yang Efektif:

• Mulai dari yang kecil: Jangan mencoba mengimplementasikan ZBB untuk seluruh organisasi sekaligus. Mulailah dengan departemen atau proyek tertentu.
• Berikan pelatihan: Berikan pelatihan yang komprehensif kepada semua karyawan yang terlibat dalam proses ZBB.
• Gunakan perangkat lunak: Perangkat lunak khusus dapat membantu mengotomatiskan dan menyederhanakan proses ZBB.
• Jadikan berkelanjutan: ZBB harus menjadi proses berkelanjutan, bukan peristiwa satu kali.
• Tetap fleksibel: Anggaran ZBB harus fleksibel untuk mengakomodasi perubahan yang tidak terduga.

Contoh ZBB:

Sebuah perusahaan manufaktur ingin mengimplementasikan ZBB untuk departemen pemasarannya. Departemen tersebut membuat daftar semua pengeluaran yang diperlukan, termasuk:

• Iklan
• Riset pasar
• Hubungan masyarakat
• Pengembangan produk baru

Setiap pengeluaran dievaluasi secara kritis, dan alternatif dipertimbangkan. Misalnya, departemen tersebut mempertimbangkan untuk mengalihdayakan sebagian kampanye iklannya ke agensi eksternal.

Setelah pengeluaran diprioritaskan, departemen tersebut mengalokasikan anggaran untuk setiap pengeluaran. Total anggaran sama dengan pendapatan yang diproyeksikan untuk departemen tersebut.

Departemen pemasaran memantau anggaran secara teratur dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan. Misalnya, jika kampanye iklan tertentu tidak memberikan hasil yang diharapkan, departemen tersebut dapat mengalihkan dana ke kegiatan lain yang lebih efektif.

Dengan mengimplementasikan ZBB, departemen pemasaran dapat mengendalikan biaya dengan lebih baik, meningkatkan akuntabilitas, dan memprioritaskan kegiatan yang memberikan nilai tambah bagi organisasi.

REFERENSI

• Pyhrr, P. A. (1973). The Zero-Based Budget. New York: John Wiley & Sons.
• Volcker, P. A., & Blinder, A. S. (2017). Zero-Based Budgeting: A Proven System for Business and Government. New York: McGraw-Hill.