EMPAT LANGKAH DALAM SIKLUS PEMROSESAN DATA

Para akuntansi dan pengguna sistem lainnya memainkan peran penting dalam siklus pengolahan data. Misalnya, mereka berinteraksi dengan analis sistem untuk menjawab beberapa pertanyaan seperti :

• Data apa yang harus dimasukkan dan disimpan oleh organisasi?
• Siapa yang harusnya memiliki akses ke data tersebut?
• Bagaiaman seharusnya data di organisir, di perbaharui, disimpan, diakses, serta didapatkan kembali?
• Bagaimana jadwal dan informasi yang tidak dapat diantisipasi dapat bersesuaian?

Satu fungsi penting AIS adalah untuk memproses transaksi perusahaan secara efisien dan efektif. Dalam sistem manual (tidak basis komputer), data dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar diolah dalam kertas kerja. Dalam sistem berbasis komputer, data dimasukkan dalam komputer dan disimpan ke dalam file serta data bases. Operasi yang ditunjukkan dalam data untuk menghasilkan informasi yang relevan dan bermakna mengacu pada siklus pemprosesan data.

Siklus pemrosesan data adalah serangkaian operasi yang dilakukan untuk mengubah data menjadi informasi yang relevan dan bermakna. Siklus pemrosesan data terdiri dari empat tahap utama:

Input Data

Tahap pertama dalam siklus pemrosesan data adalah pengumpulan data. Data dapat dikumpulkan dari berbagai sumber, seperti dokumen sumber, formulir, dan laporan. Langkah pertama dalam pengolahan input adalah menangkap data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Data harus dikumpulkan sekitar tiga fase dari masing-masing aktivitas bisnis, diantaranya ;

• Setiap aktivitas yang berkepentingan
• Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas
• Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas

Setelah data dikumpulkan, data tersebut harus diolah untuk menjadikannya lebih berguna dan bermakna. Pengolahan data dapat dilakukan secara manual atau menggunakan komputer.

Penyimpanan Data

Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang penting. Namun, keberadaan data yang relevan tidak menjamin bahwa mereka berguna. Untuk berfungsi dengan tepat, sebuah organisasi harus memiliki teah siap dan mudah mengakses data tersebut. Oleh karenanya para akuntan harus memahami bagaiman data harus di organisir dan disimpan dalam sebuah sistem informasi akuntansi serta bagaimana data bisa di akses.

Setelah data diolah, data tersebut harus disimpan agar dapat digunakan kembali di masa mendatang. Data dapat disimpan dalam berbagai media, seperti kertas, pita magnetik, atau disk.

Buku besar. Informasi akuntansi secara kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar umum berisi ringkasan data untuk setiap akun aset kewajiban, ekuitas, pendapatan dan beban. Sedangkan buku besar pembantu berisi data untuk akun besar umum dengan banyak sub-sub akun individual. Akun piutang perusahaan memiliki catatan terpisah untuk setiap pelanggan, dengan informasi rinci seperti nama, alamat, pembelian, pembayaran, saldo rekening, dan batas kredit. Buku besar pembantu sering digunakan untuk piutang, persediaan, aset tetap, dan hutang.

Keterkaitan akun buku besar umum dengan buku besar pembantu disebut akun control. Hubungan antara akunt control buku besar umum dan akun besar pembantu yang seimbang akan membantu menjaga akurasi data sistem informasi akuntansi. Secara khusus, jumlah semua saldo rekening buku besar pembantu harus sama jumlah dalam rekening buku besar yang sesuai. Ada perbedaan antara mereka yang menunjukkan bahwa kesalahan perekaman telah terjadi.

Teknik- teknik pengkodean. Data di dalam buku besar secara logika menggunakan teknik-teknik pengkodean. Pengkodean penentuan angka atau huruf sistematik ke dalam aitem untuk mengklasifikasi dan mengorganisir mereka. Pengkodean dapat di lakukan dengan beberapa cara :

• Kode-kode berurutan, item-item diberi angka secara teratur kedalam akun untuk semua aitem.
• Kode blok, blok-blok angka dipisahkan untuk kategori kategori data tertentu.
• Kode group, dimana dua atau lebih sub group digit digunakan untuk mengkode item.
• Kode hapalan, huruf dan angka saling berseling untuk mengidentifikasi sebuah item.

Bagan Rekening. Sebuah contoh yang bagus dari coding adalah bagan akun, yang merupakan daftar nomor ditugaskan untuk setiap akun buku besar. Nomor rekening ini memungkinkan data transaksi yang akan dikodekan, diklasifikasikan, dan masuk ke dalam rekening yang tepat. Mereka juga memfasilitasi penyusunan laporan keuangan dan laporan, karena data yang disimpan dalam rekening individu dengan mudah dapat disimpulkan untuk presentasi.

Namun, data yang disimpan dalam rekening ringkasan tidak dapat dengan mudah dianalisis dan dilaporkan secara lebih rinci. Karena itu, penting bahwa bagan akun mengandung detail yang cukup untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi. Untuk menggambarkan, mempertimbangkan konsekuensi jika S & S adalah untuk hanya menggunakan satu account buku besar untuk semua transaksi penjualan. Ini akan mudah untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan jumlah total penjualan untuk jangka waktu tertentu, tetapi akan sangat sulit untuk mempersiapkan laporan memisahkan tunai dan penjualan kredit. Memang, satu-satunya cara untuk menghasilkan laporan-laporan yang terakhir akan kembali ke rekor penjualan asli untuk mengidentifikasi sifat dari setiap transaksi penjualan. Jika S & S menggunakan rekening buku besar terpisah untuk penjualan tunai dan kredit, kemudian melaporkan menunjukkan kedua jenis penjualan dapat dengan mudah diproduksi. Total penjualan juga dapat dengan mudah dilaporkan dengan menjumlahkan masing-masing jenis penjualan.

Jurnal. Data transaksi dicatat dalam jurnal sebelum dimasukkan kedalam buku besar. Sebuah jurnal menunjukkan akun dan jumlah yang didebet serta dikredit. Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak rutin, misalnya pembayaran gaji, dan penyesuaian di akhir periode serta jurnal penutup. Sedangkan jurnal khusus digunakan untuk mencatat transaksi rutin yang berulang misalnya penjualan, penerimaan kas, serta pengeluaran kas.

Audit trail. Jejak audit adalah dilacaknya jalan transaksi melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke hasil akhir, atau mundur dari output akhir ke titik asal. Hal ini digunakan untuk memeriksa akurasi dan validitas posting buku besar.

Komputer – Berdasarkan Konsep Storage. Suatu entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya, seperti karyawan, persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau karakteristik yang menarik, yang disimpan, seperti tingkat upah dan alamat.

File adalah sekelompok catatan yang terkait. Sebuah file induk, seperti buku manual di AIS, menyimpan informasi kumulatif tentang sebuah organisasi. Persediaan dan peralatan file induk menyimpan informasi tentang sumber daya penting organisasi.

File induk yang permanen, mereka ada di periode fiskal. Namun, catatan master file individu mungkin sering berubah. Secara berkala, catatan baru ditambahkan atau dihapus dari file induk.

Sebuah file transaksi berisi catatan transaksi bisnis individu yang terjadi selama waktu tertentu. Hal ini serupa dengan sebuah jurnal di AIS secara manual. File transaksi tidak permanen dan mungkin tidak diperlukan di luar periode fiskal saat ini. Namun, mereka biasanya diadopsi untuk jangka waktu tertentu untuk tujuan cadangan.

Pemprosesan Data

Setelah data dikumpulkan, data tersebut harus diolah untuk menjadikannya lebih berguna dan bermakna. Pengolahan data dapat dilakukan secara manual atau menggunakan komputer. Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem, data harus diproses untuk menjaga database saat ini. Ada empat jenis aktivitas pengolahan data, antara lain sebagai berikut :

• Membuat catatan data baru, seperti menambahkan karyawan baru direkrut ke database penggajian,
• Membaca, mengambil, dan melihat data yang ada.
• Memperbarui data yang tersimpan sebelumnya.
• Menghapus data, seperti membersihkan file master vendor perusahaan yang tidak berkaitan bisnis

Memperbarui dilakukan secara berkala, misalnya setiap hari, disebut sebagai batch processing. Meskipun batch processing lebih murah dan lebih efisien, data yang terbaru dan akurat hanya setelah pengolahan. Untuk itu, batch processing hanya digunakan untuk aplikasi, seperti gaji, yang tidak perlu sering memperbarui dan yang secara alamiah terjadi atau diproses pada periode waktu yang tetap.

Sebagian besar perusahaan memperbarui setiap transaksi yang disebut sebagai online, pemrosesan real-time karena memastikan bahwa informasi yang tersimpan selalu saat ini, sehingga meningkatkan kegunaan pengambilan keputusan. Hal ini juga lebih akurat karena kesalahan input data dapat diperbaiki secara real time atau menolak. Hal ini juga memberikan keuntungan kompetitif yang signifikan.

Pengambilan Data

Ketika data dibutuhkan, data tersebut harus diambil dari tempat penyimpanannya. Pengambilan data dapat dilakukan secara manual atau menggunakan komputer.

Output Informasi

Langkah terakhir dalam siklus pengolahan data adalah output informasi. Ketika ditampilkan di monitor, output mengacu pada “soft copy” ketika di print dalam kertas disebut “hard copy” informasi biasanya disajikan dalam salah satu dari tiga bentuk, yaitu : dokumen, laporan, atau respon query.

1. Dokumen. Dokumen adalah kumpulan informasi yang disajikan dalam format yang telah ditentukan sebelumnya. Dokumen dapat berupa faktur, laporan penjualan, atau surat.
2. Laporan. Laporan adalah kumpulan informasi yang disajikan dalam format yang lebih formal daripada dokumen. Laporan dapat berupa laporan keuangan, laporan pemasaran, atau laporan penelitian.
3. Respon Query. Respon query adalah informasi yang disajikan sebagai respons terhadap permintaan pengguna. Respon query dapat berupa hasil pencarian, hasil kalkulasi, atau hasil analisis data.

Siklus Pemrosesan Data dalam Sistem Akuntansi Informasi (AIS)

Dalam AIS, siklus pemrosesan data digunakan untuk memproses transaksi keuangan perusahaan. Transaksi keuangan adalah peristiwa ekonomi yang memengaruhi posisi keuangan perusahaan. Transaksi keuangan dicatat dalam jurnal dan kemudian diposting ke buku besar. Jurnal dan buku besar adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk melacak transaksi keuangan perusahaan.

Dalam sistem AIS manual, transaksi keuangan dicatat dalam jurnal dan buku besar menggunakan kertas dan pena. Dalam sistem AIS berbasis komputer, transaksi keuangan dicatat dalam jurnal dan buku besar menggunakan perangkat lunak akuntansi.

Manfaat Siklus Pemrosesan Data

Siklus pemrosesan data memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, antara lain:

• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pemrosesan transaksi keuangan.
• Menyediakan informasi keuangan yang akurat dan tepat waktu.
• Membantu perusahaan dalam membuat keputusan keuangan yang tepat.
• Memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perpajakan dan akuntansi.

Siklus pemrosesan data adalah bagian penting dari AIS. Siklus pemrosesan data digunakan untuk memproses transaksi keuangan perusahaan secara efisien dan efektif. Siklus pemrosesan data terdiri dari empat tahap utama: pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data, dan pengambilan data. Siklus pemrosesan data memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, antara lain meningkatkan efisiensi dan efektivitas pemrosesan transaksi keuangan, menyediakan informasi keuangan yang akurat dan tepat waktu, membantu perusahaan dalam membuat keputusan keuangan yang tepat, dan memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perpajakan dan akuntansi.

REFERENSI

• Hall, J. A. (2017). Accounting information systems (10th ed.). Cengage Learning.
• Kieso, D. E., Weygandt, J. J., & Warfield, T. D. (2018). Intermediate accounting (17th ed.). Wiley.
• Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2019). Management information systems: Managing the digital firm (15th ed.). Pearson.
• O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2018). Management information systems (12th ed.). McGraw-Hill Education.
• Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2015). Accounting information systems (13th ed.). Pearson Education.
• Turban, E., Sharda, R., & Delen, D. (2018). Decision support and business intelligence systems (10th ed.). Pearson.
• Whittington, R., Pany, K., & Carlsson, S. (2019). Principles of auditing & internal control (19th ed.). McGraw-Hill Education.